Smernice

Základné vnútorné interné predpisy

Vnútorné predpisy sú kľúčové pre riadne fungovanie každej organizácie, či už ide o firmu, neziskovku alebo štátnu inštitúciu. Pomáhajú zadefinovať pravidlá, procesy a zodpovednosti, čím prispievajú k efektívnosti, transparentnosti a predchádzaniu konfliktom.

Tu je prehľad základných vnútorných predpisov, ktoré by mala mať každá organizácia:

1. Organizačný poriadok:

• Definuje organizačnú štruktúru, útvary a vzťahy medzi nimi.

• Stanovuje právomoci a zodpovednosti jednotlivých útvarov a zamestnancov.

• Upravuje proces rozhodovania a delegovania úloh.

2. Pracovný poriadok:

• Upravuje práva a povinnosti zamestnancov a zamestnávateľa.

• Stanovuje pracovný čas, dovolenku, sick days a iné pracovné podmienky.

• Definuje pravidlá BOZP a ochrany zdravia pri práci ako aj ochrany pred požiarmi.

3. Smernica o odmeňovaní:

• Stanovuje systém odmeňovania zamestnancov, vrátane miezd, bonusov a benefitov.

• Upravuje pravidlá pre udeľovanie prémií a odmien.

• Definuje proces hodnotenia zamestnancov.

4. Smernica o používaní IT:

• Upravuje pravidlá pre používanie firemných IT zariadení a sietí.

• Stanovuje zásady bezpečnosti IT a ochrany dát.

• Definuje pravidlá pre používanie internetu a sociálnych sietí.

5. Smernica o ochrane osobných údajov:

• Upravuje pravidlá pre spracovanie osobných údajov v súlade s GDPR.

• Stanovuje zodpovednosti za ochranu osobných údajov.

• Definuje proces nahlasovania incidentov v oblasti ochrany osobných údajov.

6. Smernica o whistleblowingu:

Whistleblowing, alebo po slovensky oznamovanie protispoločenskej činnosti, je akt, kedy osoba upozorní na nezákonné, neetické alebo škodlivé konanie v rámci organizácie. Oznamovateľom môže byť zamestnanec, dodávateľ, zákazník alebo akákoľvek iná osoba, ktorá má informácie o takomto konaní.

• Upravuje proces nahlasovania protispoločenskej činnosti a porušovania predpisov.

• Zabezpečuje ochranu oznamovateľov pred odvetou.

• Stanovuje postup pre vyšetrovanie nahlásených prípadov.

7. Smernica o registratúre a archivácii:

• Upravuje pravidlá pre správu dokumentov, ich evidenciu, uchovávanie a archiváciu.

• Smernica o registratúre a archivácii musí byť v súlade s platnou legislatívou, najmä so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Dôležité:

• Vnútorné predpisy musia byť v súlade s platnou legislatívou.

• Mali by byť jasné, zrozumiteľné a dostupné všetkým zamestnancom.

• Je potrebné ich pravidelne aktualizovať a prispôsobovať meniacim sa potrebám organizácie.

Vždy platí, že zákony a iné všeobecne záväzné právne predpisy sú nadradené vnútorným predpisom organizácií. Vnútorné predpisy musia byť v súlade s platnou legislatívou a nesmú ju nijako obchádzať ani protirečiť jej ustanoveniam. V prípade rozporu medzi vnútorným predpisom a zákonom má prednosť zákon.

Vnútorné predpisy - okrem základných

(...ale bolo by dobré ich mať)

Okrem základných vnútorných predpisov existuje mnoho ďalších, ktoré organizácie vytvárajú v závislosti od svojej veľkosti, zamerania a potrieb. Tu je niekoľko príkladov:

Všeobecné:

• Etický kódex: Definuje etické princípy a hodnoty organizácie, ktorými by sa mali riadiť všetci zamestnanci.

• Smernica o riadení rizík: Stanovuje proces identifikácie, hodnotenia a riadenia rizík v organizácii.

• Smernica o krízovom manažmente: Upravuje postup v prípade krízových situácií, ako sú napríklad živelné pohromy, havárie alebo útoky hackerov.

• Smernica o internom audite: Stanovuje pravidlá pre vykonávanie interných auditov v organizácii.

• Smernica o nakladaní s majetkom: Upravuje pravidlá pre obstarávanie, používanie a likvidáciu majetku organizácie.

Ľudské zdroje:

• Smernica o nábore a výbere zamestnancov a ukončení pracovného pomeru: Stanovuje proces náboru, výberu nových zamestnancov a proces pri ukončení pracovného pomeru zamestnanca.

• Smernica o vzdelávaní a rozvoji zamestnancov: Upravuje pravidlá pre vzdelávanie a rozvoj zamestnancov.

• Smernica o hodnotení zamestnancov: Stanovuje proces hodnotenia výkonu zamestnancov.

• Smernica o riešení sťažností: Upravuje proces riešenia sťažností zamestnancov.

Financie a účtovníctvo:

• Smernica o účtovníctve: Stanovuje pravidlá pre vedenie účtovníctva v organizácii.

• Smernica o finančnej kontrole: Upravuje proces finančnej kontroly v organizácii.

• Smernica o cestovných náhradách: Stanovuje pravidlá pre vyplácanie cestovných náhrad zamestnancom.

Obchod a marketing:

• Smernica o obchodnej činnosti: Stanovuje pravidlá pre obchodnú činnosť organizácie.

• Smernica o marketingovej komunikácii: Upravuje pravidlá pre marketingovú komunikáciu organizácie.

• Smernica o zákazníckom servise: Stanovuje pravidlá pre poskytovanie zákazníckeho servisu.

Výroba a prevádzka:

• Smernica o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci: Upravuje pravidlá BOZP v organizácii.

• Smernica o ochrane životného prostredia: Stanovuje pravidlá pre ochranu životného prostredia v organizácii.

• Smernica o riadení kvality: Stanovuje pravidlá pre riadenie kvality v organizácii.

Ďalšie:

• Smernica o používaní sociálnych sietí: Upravuje pravidlá pre používanie sociálnych sietí zamestnancami v súvislosti s prácou.

• Smernica o darčekoch a pozornostiach: Stanovuje pravidlá pre prijímanie a dávanie darčekov a pozorností.

• Smernica o sponzoringu: Upravuje pravidlá pre poskytovanie a prijímanie sponzorských darov.

Je dôležité si uvedomiť, že toto je len orientačný zoznam. Každá organizácia si musí vytvoriť vlastný súbor vnútorných predpisov, ktoré budú zodpovedať jej špecifickým potrebám a charakteru činnosti.