Pracovné cesty od A po Z
Tu je prehľad hlavných povinností:
Komunikácia so zamestnancom: Zistiť účel cesty, destináciu, termín, preferencie ohľadom dopravy a ubytovania. Rezervácia dopravy: Letenky, vlakové lístky, autobusové lístky - zabezpečiť najvhodnejšiu a najvýhodnejšiu možnosť. Rezervácia ubytovania: Vybrať hotel podľa potrieb a preferencií zamestnanca (lokalita, cenová kategória, vybavenie). Vybavenie víz a cestovných dokladov: Skontrolovať platnosť pasu, vybaviť víza (ak sú potrebné), prípadne iné doklady. Zabezpečenie poistenia: Zaistiť cestovné poistenie a poistenie zodpovednosti za škodu. Príprava itinerára: Vypracovať podrobný program cesty s informáciami o letoch, ubytovaní, stretnutiach a kontaktoch. Zabezpečenie potrebných materiálov: Pripraviť dokumenty, prezentácie, vizitky a ďalšie materiály potrebné na cestu. Informácie o destinácii: Poskytnúť zamestnancovi informácie o destinácii (mapa, počasie, zvyky, mena). Komunikácia s partnermi/klientmi: V prípade potreby zabezpečiť kontakt s obchodnými partnermi alebo klientmi v cieľovej destinácii.
Byť k dispozícii: V prípade potreby byť k dispozícii pre riešenie neočakávaných situácií. Pomoc s úpravou itinerára: Ak je potrebné zmeniť program, pomôcť s úpravou rezervácií a informovať relevantné osoby.
Zber dokladov: Pomôcť so zhromaždením dokladov potrebných na vyúčtovanie cestových nákladov. Vyúčtovanie: Spracovať vyúčtovanie cestových nákladov a odovzdať ho na schválenie.
Sekretárka by mala byť proaktívna, organizovaná a flexibilná. Dôležitá je efektívna komunikácia so zamestnancom a ostatnými zúčastnenými stranami. Využívanie online nástrojov a aplikácií môže výrazne uľahčiť organizáciu pracovnej cesty.
Balenie na pracovnú cestu je umenie. Musíte sa zmestiť do malého kufra a zároveň si vziať všetko, čo by ste mohli potrebovať... vrátane dáždnika, aj keď predpoveď hlási slnečno.
Neznámy autor.