Porady - pred, počas a po
Tu je prehľadný návod, ako správne pripraviť miestnosť na poradu, vrátane predprípravy a krokov po skončení.
Priemerne 37 hodín mesačne: Štúdia z roku 2022 od spoločnosti Otter.ai zistila, že zamestnanci strávia v priemere 37 hodín mesačne na poradách, čo predstavuje viac ako 15 % ich pracovného času. Manažéri až 70 %: Výskumy ukazujú, že manažéri a vedúci pracovníci trávia na poradách ešte viac času, v niektorých prípadoch až 70 % svojho pracovného týždňa.
Nárast počas pandémie: Štúdia od spoločnosti National Bureau of Economic Research zistila, že počet porád sa počas pandémie zvýšil o 13 %, čo naznačuje, že zamestnanci trávia na poradách ešte viac času ako predtým.
Cieľom porady nie je dosiahnuť dohodu, ale spoločné porozumenie - Joseph Joubert.
Joseph Joubert (7. mája 1754 - 4. mája 1824) bol francúzsky moralista a esejista. Patrí medzi tzv. "Francúzskych moralistov".
Zistite účel a typ porady: Bude to brainstorming, prezentácia, formálne stretnutie s klientom, porada vedenia alebo neformálna diskusia? To ovplyvní usporiadanie nábytku a potrebné vybavenie. Všeobecne sa odporúča ako deň porád UTOROK . Nevhodné sú z hľadiska biorytmu pondelky a piatky. (Pondelky sú štartovacie na pracovný proces po víkende a piatky sú mentálne spojené s víkendom). Zistite počet účastníkov: Zabezpečte dostatok miest na sedenie a priestoru pre pohodlný pohyb. (min. je 1,5 m² - 2 m² na osobu) Naplánujte si čas: Vyhraďte si dostatok času na prípravu miestnosti pred poradou a jej upratanie po porade.
Usporiadanie nábytku: Usporiadajte stoličky a stoly podľa typu porady. Pre brainstorming je vhodný kruhový tvar, pre prezentáciu zase usporiadanie do radov s dobrým výhľadom na obrazovku. Zabezpečte dostatok priestoru pre pohyb a prípadné skupinové aktivity. Ak je to potrebné, odstráňte prebytočný nábytok, aby ste vytvorili viac priestoru. Zasadací poriadok:
Vedúci porady: Vedúci porady zvyčajne sedí na čele stola, aby mal dobrý prehľad o všetkých účastníkoch a mohol riadiť diskusiu. Hostia: Ak sú na porade prítomní hostia, zvyčajne sedia po pravici vedúceho porady. Ďalší účastníci: Ostatní účastníci sa zvyčajne usadia podľa hierarchie v rámci spoločnosti alebo tímu.
Formálne porady: Pri formálnych poradách sa zvyčajne dodržiava prísnejší zasadací poriadok, ktorý zohľadňuje hierarchiu a protokol. Neformálne porady: Pri neformálnych poradách je zasadací poriadok voľnejší a účastníci si môžu sadnúť podľa vlastného uváženia.
V niektorých kultúrach sa kladie dôraz na hierarchiu a protokol, zatiaľ čo v iných je dôležitejšia rovnosť a neformálnosť. Je dôležité zohľadniť kultúrne zvyklosti všetkých účastníkov porady.
Technické vybavenie: Skontrolujte funkčnosť projektora, obrazovky, flipchartu, reproduktorov a mikrofónov. Pripravte potrebné káble, adaptéry a diaľkové ovládače. Zabezpečte stabilné pripojenie k internetu a prístup k Wi-Fi. Občerstvenie: Pripravte vodu, kávu, čaj a prípadne aj drobné občerstvenie (sušienky, ovocie). Zabezpečte dostatok pohárov, šálok, obrúskov a príborov. Pri menších poradách môžete občerstvenie (voda, káva, ovocie a pod.) umiestniť priamo na rokovací stôl. Pri väčších poradách (10 a viac osôb) je praktickejšie vytvoriť samostatný bufet na menšom konferenčnom stolíku, kde si účastníci samoobslužne vezmú, čo potrebujú. Nezabudnite na poháre a taniere.
Atmosféra: Vyvetrajte miestnosť a zabezpečte príjemnú teplotu. Skontrolujte osvetlenie a v prípade potreby ho upravte. Vytvorte príjemnú atmosféru pomocou dekorácií, kvetov alebo hudby. Materiály: Pripravte dostatok papiera, pier, fixiek a ďalších potrebných materiálov. Rozdajte účastníkom potrebné dokumenty a prezentácie.
Upratujte: Odneste použitý riad. Ak je to vo vašej náplni práce, vyhoďte odpadky a upracte stôl (pretrite vhodnou utierkou). Niekedy bývajú tieto činnosti zmluvne dohodnuté s upratovacou službou. Dbajte však na povysávanú podlahu na konci pracovného dňa (upratovacia služba). Zotrite tabuľu alebo flipchart. Usporiadajte stoličky a stoly. Technika: Vypnite projektor, obrazovku a ďalšie elektronické zariadenia. Odpojte káble a adaptéry. Kontrola: Uistite sa, že ste v miestnosti nič nezabudli. Skontrolujte, či je miestnosť pripravená na ďalšiu poradu.