Podateľňa

Karin Gärtnerová

Podateľňa – pošta dnu a von 

Podateľňa vo firme predstavuje dôležitý uzol pre príjem, evidenciu a distribúciu všetkej korešpondencie a dokumentov. Jej správne fungovanie zaisťuje plynulý tok informácií a znižuje riziko straty alebo oneskorenia dôležitých dokumentov. Tu je návod, ako by mal systém podateľne vyzerať: 

1. Fyzická podateľňa: 

Umiestnenie  

Ideálne umiestnenie v ľahko prístupnej časti budovy, blízko vstupu.  Samostatná miestnosť alebo označený priestor so zabezpečeným prístupom. 

 Vybavenie  

Pracovný stôl s dostatkom priestoru na manipuláciu s dokumentmi a balíkmi. Najmä v období Vianoc kedy je veľký pohyb darčekových zásielok (fľaše s kvalitným alkoholom, pochutiny, predmety) treba mať pripravený priestor ako na ich príjem tak aj odoslanie, vrátane obalového materiálu (kartóny, fólie,  polystyrénové výplne, široké lepiace pásky, obálky) a vozík na prípadný presun množstva zásielok kuriérom k jeho autu / výťahu. 

Počítač s prístupom na internet a firemný informačný systém, tlačiareň, kopírka, skener. 

Úložné priestory (police, skrine) pre dočasné a zabezpečené uloženie dokumentov. 

Pečiatky, perá, lepiace štítky a iné kancelárske potreby. 

Pečiatky používané na označovanie prichádzajúcej pošty by mali byť uložené v uzamykateľnom priestore.

Zariadenia na zaznamenávanie prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty (napr. evidenčná kniha). 

 Proces príjmu pošty  

Príjem pošty od poštového doručovateľa alebo osobne od odosielateľa. 

• Kontrola obsahu zásielky a identifikácia odosielateľa a adresáta. 

• Opečiatkovanie zásielky s dátumom a časom prijatia. 

• Zaznamenanie zásielky do evidencie (fyzickej alebo elektronickej). 

• Distribúcia zásielky adresátovi. 

• Zavedenie štandardizovaných postupov pre príjem, evidenciu, distribúciu a odosielanie pošty. (Registratúrny poriadok, Organizačný poriadok)

2. Elektronická podateľňa: 

Softvér  

• Systém pre elektronickú evidenciu dokumentov (DMS - Document Management System). 

• Funkcie pre skenovanie, ukladanie, indexovanie a vyhľadávanie dokumentov. 

• Možnosť prideľovať prístupové práva pre rôznych zamestnancov. 

• Integrácia s e-mailovým systémom firmy. 

 Proces príjmu elektronickej pošty:  

• Príjem e-mailových správ a príloh. 

• Automatické uloženie príloh do elektronického archívu. 

• Manuálne alebo automatické indexovanie dokumentov podľa obsahu a metadát. 

• Notifikácia adresátovi o prijatí novej pošty. 

3. Evidencia a distribúcia: 

 Evidencia  

• Vedenie evidencie všetkých prijatých a odoslaných dokumentov. 

• Zaznamenávanie dátumu a času prijatia/odoslania, odosielateľa/adresáta, obsahu zásielky a pod. 

• Možnosť generovania reportov a štatistík. 

 Distribúcia  

• Rýchle a efektívne doručenie dokumentov adresátom. 

• Používanie interného systému doručovania alebo elektronického obehu dokumentov. 

• Zabezpečenie doručenia dôverných dokumentov len oprávneným osobám. 

4. Bezpečnosť a archivácia: 

 Bezpečnosť  

• Zabezpečenie fyzického a elektronického archívu pred neoprávneným prístupom. 

• Prístup do podateľne by mal byť obmedzený len na oprávnené osoby, ako je pracovníčka podateľne a určení zástupcovia oddelenia.

• Zálohovanie elektronických dát. 

• Dodržiavanie zásad GDPR pri spracovaní osobných údajov. 

Archivácia  

• Ukladanie dokumentov v súlade s firemnými predpismi a platnou legislatívou. 

• Vedenie archívu fyzických a elektronických dokumentov. 

• Pravidelné vyraďovanie nepotrebných dokumentov. 

Kľúčové aspekty úspešnej podateľne 

Štandardizácia procesov: Zavedenie jednotných postupov pre príjem, evidenciu a distribúciu dokumentov. 

Školenie zamestnancov: Pravidelné školenie zamestnancov podateľne o správnom používaní systému. 

Modernizácia: Postupné zavádzanie elektronických systémov a automatizácia procesov. 

Kontrola a audit: Pravidelná kontrola a audit systému podateľne pre odhalenie a odstránenie nedostatkov. 

Na evidenciu došlej pošty je dôležité zvoliť riešenie, ktoré kombinuje efektívnosť, prehľadnosť a bezpečnosť. Tu sú návrhy na rôzne riešenia, od jednoduchých až po komplexné: 

1. Jednoduché riešenie: Evidenčná kniha alebo tabuľka  

 Evidenčná kniha  

Tradičné, ale stále funkčné riešenie pre menšie firmy s nízkym objemom pošty.  V knihe sa zaznamenáva dátum prijatia, odosielateľ, predmet zásielky, adresát a poznámky. Výhodou je jednoduchosť a nízke náklady. 

Nevýhodou je manuálne zadávanie údajov, obmedzené možnosti vyhľadávania a vytvárania reportov. 

 Tabuľka (Excel, Google Sheets)  

Flexibilnejšie riešenie ako evidenčná kniha. Možnosť pridávania stĺpcov pre rôzne údaje (napr. číslo zásielky, spôsob doručenia).  Možnosť filtrovania a vyhľadávania údajov. Jednoduché vytváranie základných reportov. 

Nevýhodou je obmedzená možnosť zdieľania a spolupráce v reálnom čase, a možnosť straty dát, ak nie je pravidelne zálohovaná. Potreba implementácie GDPR nastavení.

2. Pokročilé riešenie: Systém pre správu dokumentov (DMS) 

 DMS (Document Management System)  

Komplexné riešenie pre firmy s vysokým objemom pošty a potrebu centralizovanej správy dokumentov. 

Umožňuje elektronickú evidenciu, skenovanie, indexovanie, vyhľadávanie a distribúciu pošty.  Ponúka pokročilé funkcie ako workflow, riadenie prístupových práv, integráciu s e-mailom a generovanie detailných reportov. Zabezpečuje vysokú úroveň bezpečnosti a ochranu citlivých údajov. 

Vhodné pre firmy, ktoré dbajú na digitalizáciu. 

3. Hybridné riešenie: Kombinácia elektronickej a fyzickej evidencie 

Kombinuje výhody elektronickej a fyzickej evidencie. 

• Fyzická pošta sa skenuje a ukladá do DMS, pričom sa zároveň zaznamenáva do elektronickej evidencie. 

• Dôležité originály sa uchovávajú v papierovej forme. 

Toto riešenie umožňuje rýchle vyhľadávanie a prístup k digitálnym kópiám, pričom zachováva aj fyzickú evidenciu. 

Kľúčové aspekty pri výbere riešenia 

• Objem pošty: Pre nízky objem postačuje jednoduché riešenie (kniha, tabuľka), pre vysoký objem je potrebný DMS. 

• Potreby firmy: Zohľadnite špecifické potreby vašej firmy, ako sú požiadavky na bezpečnosť, rýchlosť prístupu k dokumentom a generovanie reportov. 

• Rozpočet: DMS systémy sú nákladnejšie ako jednoduché riešenia. 

• Integrácia: Ak potrebujete integrovať systém s inými firemnými aplikáciami (napr. e-mail, CRM), zvážte DMS. 

• Jednoduchosť použitia: Vyberte riešenie, ktoré je pre vašich zamestnancov intuitívne a ľahko ovládateľné. 

Pošta, hoci v dnešnej dobe zatienená digitálnou komunikáciou, si stále zachováva svoj význam. Firemná pošta zostáva základným pilierom formálnej a oficiálnej komunikácie, zabezpečujúc dôveryhodnosť a trvalosť dôležitých dokumentov. Okrem toho, tradičná pošta si udržiava svoju nenahraditeľnú úlohu v preprave fyzických zásielok, od obchodných vzoriek až po zmluvné dokumenty, čím prispieva k plynulému fungovaniu obchodných vzťahov.