Organizovanie akcií a činností

Porady - príprava

V tomto texte sa dozviete, ako efektívne pripraviť miestnosť na poradu a čo všetko by ste mali zvážiť pred, počas aj po jej skončení.

Konferencie

Všetko o príprave a organizovaní konferencií, bez stresu, s tipmi a trikmi od špecialistov.

Pracovné cesty

V tomto texte sa dozviete všetko potrebné o pracovných cestách - od plánovania a organizácie, cez tipy na balenie a efektívne využitie času, až po riešenie neočakávaných situácií.

Tímové, športové a iné aktivity

V tomto texte sa dozviete o organizovaní aktivít, či už ide o tímové hry, športové podujatia alebo iné spoločné zážitky.

Firemný vianočný večierok

Niektoré firmy na konci roka oslavujú vianočné sviatky so všetkými zamestnancami a obchodnými partnermi. V slávnostnej atmosfére si pripomínajú uplynulý rok. Ak sa vaše vedenie rozhodne pre túto oslavu, všetko ostane na vás. A preto by ste sa mali včas zamyslieť nad organizáciou.

Nasledujúce návrhy, ktoré vychádzajú zo skúseností kolegýň, vám v tom pomôžu. Podrobný kontrolný zoznam na tému „Vianočný večierok“ nájdete v sekcii na stiahnutie.

V každom prípade si vytvorte vlastný časový harmonogram a pre každú úlohu si osobitne poznačte, dokedy musí byť splnená. V závislosti od rozsahu podujatia začnite s organizáciou približne osem až desať týždňov vopred.

Pri organizácii firemného podujatia by ste mali spracovať týchto 10 oblastí:

Stanovte termín. Dbajte najmä na to, aby v tento deň mohlo prísť čo najviac zamestnancov, členov vedenia a čestných hostí a aby neboli na služobnej ceste alebo už na dovolenke.

Vyjasnite si otázku rozpočtu. Spýtajte sa svojho šéfa na plánovaný rozpočet a získajte cenové ponuky.

Určite miesto konania: Reštaurácia, hotel (spojíte s ubytovaním pre kolegov, ktorí cestujú do sídla firmy z iných miest), vyzdobená jedáleň alebo miesto konania podujatia (loď, divadlo, letisková hala).

Zamyslite sa nad výzdobou. Dbajte na vhodnú a účelnú výzdobu stolov. Obrovské kytice kvetov a jedlí, za ktorými sa potenciálny partner na rozhovor takmer stratí, nie sú vhodné.

Navrhnite program. Je žiadaný hudobný doprovod? Budú sa prednášať prejavy – a ak áno, kedy? Bude nejaký zábavný program?

Postarajte sa o vhodné občerstvenie. Bude sa podávať aperitív? Ponúknete studený / teplý bufet alebo necháte naservírovať menu?

Vytvorte a rozošlite pozvánky. Vytvorte presný zoznam hostí. Správny čas na odoslanie pozvánok je tri až šesť týždňov pred termínom konania podujatia. V pozvánke uveďte aj formu podujatia – kvôli oblečeniu – a to, že bude zabezpečené občerstvenie. Tip: Požiadajte o včasné stručné oznámenie, či sa pozvaný na oslave zúčastní alebo nie. To vám uľahčí ďalšie plánovanie. Externí hostia by ich mohli poslať emailom/poštou.

Naplánujte možnosti dopravy. Prídu zamestnanci na vianočný večierok napríklad súkromne, taxíkom alebo prenajatým autobusom? Najmä na cestu domov, ak oslava nebola len veselá, ale aj bujará, sú vhodné zodpovedajúce možnosti (spolu)jazdy.

Myslite aj na deň potom. To samozrejme zohráva úlohu najmä pri podujatiach v priestoroch firmy: Do kedy musia byť odstránené dekorácie/stavby? Kto a dokedy prevezme upratovanie priestorov?

Zorganizujte posledné detaily. Ak sa podujatie koná v priestoroch firmy: Myslite na zabezpečenie dôležitých údajov. Ak sa podujatie koná v pracovný deň: Včas informujte svojich zákazníkov a dodávateľov, že svojich kontaktných partnerov v tento deň v spoločnosti nezastihnú.

Poistenie. Preverte možnosti poistenia zamestnancov a hostí v externom prostredí za spôsobené škody a úrazy počas vianočného večierka.

Fotografovanie. Preverte z hľadiska GDPR vyjadrenie aktívneho súhlasu zamestnancov s fotografovaním na večierku a možnosťou zverejnenia na sociálnych sieťach či intranete.