Právne
minimum na maximum: Čo musíte vedieť o dokumentoch a dátach.
Idea: Sekretárka denne pracuje s
dokumentmi, zmluvami, osobnými údajmi. Nemusí byť právnik, ale základné
právne povedomie jej pomôže predchádzať chybám, chrániť firmu a pracovať s
dôverou.
Kľúčové "minimum":
Základy ochrany osobných údajov
(GDPR): Ako
nakladať s citlivými dátami (zamestnancov, klientov), základné princípy
bezpečného ukladania a prenosu informácií.
Náležitosti úradných
dokumentov: Čo
musí obsahovať faktúra, objednávka, oficiálny list, aby boli platné. Kto
má oprávnenie čo podpísať vo vašej firme.
Základné povinnosti pri
archivácii:
Aké typy dokumentov sa musia archivovať a zhruba na ako dlho (bez
detailného zákona, skôr princíp).
Dôvernosť informácií: Čo znamená pracovné tajomstvo
a ako s ním narábať.
"Maximum" využitia: Predídete právnym problémom pre
firmu aj seba, zabezpečíte správnosť a platnosť dokumentov, posilníte
dôveru vďaka profesionálnemu a bezpečnému nakladaniu s informáciami.
Praktické tipy: Kde vo firme nájsť smernice k
GDPR, koho sa pýtať na právne otázky, tipy na bezpečné ukladanie súborov.
Základy
ochrany osobných údajov (GDPR):
Musíte vedieť, že pracujete s
citlivými údajmi zamestnancov, klientov, dodávateľov.
Základné princípy: zákonnosť,
spravodlivosť, transparentnosť, obmedzenie účelu, minimalizácia údajov,
presnosť, obmedzenie uchovávania, integrita a dôvernosť.
Prakticky to znamená:
neposielať osobné údaje nezabezpečeným spôsobom (napr. nezabezpečený
e-mail), ukladať dokumenty s osobnými údajmi bezpečne (uzamykateľné
skrine, heslom chránené súbory), vedieť, kedy a komu môžete aké údaje
poskytnúť (často len s výslovným súhlasom alebo na základe zákona).
Maximum využitia: Predídete pokutám a právnym
problémom pre firmu aj seba, posilníte dôveru v bezpečné narábanie s
informáciami.
Your Europe (Európska únia): Oficiálny portál EÚ poskytuje informácie o
pravidlách ochrany údajov pre podniky v členských štátoch, vrátane GDPR.
Informácie sú dostupné v slovenčine.
Mnohé slovenské webové stránky venujúce sa
podnikaniu, právu alebo bezpečnosti publikujú bezplatné články a
sprievodcov k základom GDPR, jeho princípom a povinnostiam. Často ide o
výklady nariadenia v praxi, vysvetlenie pojmov (čo je osobný údaj,
dotknutá osoba a pod.) a tipy na implementáciu.
Príklady takýchto stránok, ktoré sa objavili vo
vyhľadávaní a obsahujú bezplatné informácie alebo vzory dokumentov (hoci
niektoré služby sú platené):
Pri hľadaní informácií odporúčam
začať na oficiálnych stránkach (ÚOOÚ SR, Your Europe), ktoré poskytujú
najpresnejší a najaktuálnejší výklad legislatívy. Doplnkové informácie a
praktické tipy môžete nájsť na ďalších spomenutých portáloch, ale vždy si overte
ich dôveryhodnosť.
Náležitosti úradných dokumentov:
Vedieť, čo musí obsahovať
základné firemné dokumenty ako faktúra, objednávka, či bežný úradný list
(hlavička firmy, adresy, dátumy, registr. údaje, podpis/pečiatka ak
vyžadované).
Poznať, kto vo firme je
oprávnený podpisovať rôzne typy dokumentov – zmluvy podpisuje
konateľ/riaditeľ, bežnú korešpondenciu aj iní poverení zamestnanci.
Maximum využitia: Dokumenty budú vždy formálne
správne, platné a zamedzí sa ich spochybneniu.
Základné povinnosti pri
archivácii:
Vedieť, že dokumenty je
potrebné uchovávať, a zhruba na ako dlho (napr. účtovné doklady 10 rokov,
pracovné zmluvy dlhšie) – presné lehoty určujú zákony, ale stačí vedieť,
že sa dokumenty nevyhadzujú hneď a informovať sa o konkrétnych lehotách u
zodpovednej osoby (účtovníčka, právnik).
Maximum využitia: Firma splní zákonné
povinnosti, dokumenty sú k dispozícii pre prípadné kontroly či spory.
Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch
a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
Tento zákon upravuje:
Správu registratúry (t.j. ako sa dokumenty prijímajú,
evidujú, obehujú a ukladajú počas ich "života" vo
firme/inštitúcii).
Preberanie dokumentov do archívov.
Ochranu archívnych dokumentov.
Prístup k archívnym dokumentom.
Práva a povinnosti pôvodcov registratúry
(teda firiem, inštitúcií, ktoré dokumenty vytvárajú).
Dôvernosť informácií:
Vždy zachovávať diskrétnosť o
informáciách, s ktorými prichádzate do kontaktu (platy, osobné problémy
kolegov, obchodné stratégie).
Maximum využitia: Budujete si dôveru a rešpekt,
prispievate k profesionálnej atmosfére vo firme.
Riaďte sa (ak to vo firme máte)
interným predpisom (smernicou) ktorá sa zaoberá klasifikovaním dokumentov
a obehu vo vašej firme či obdobnými vnútornými predpismi, ak
takéto existujú.
