Personalistické minimum na maximum: Váš kľúč k hladkým HR
procesom
Milé sekretárky,
okrem toho, že ste čarodejníčkami na administratívu,
majsterkami v organizácii a prvým úsmevom firmy, často ste aj kľúčovým mostom
medzi zamestnancami, manažmentom a HR oddelením. Stretávate sa s novými tvárami
pri nástupe, pomáhate kolegom s administratívou okolo dovoleniek či PN-iek, a
pracujete s citlivými informáciami v personalistike.
Nemusíte byť vyštudovanou personalistkou, ani ovládať všetky
detaily Zákonníka práce naspamäť. Ale poznanie úplného personalistického
minima – základných procesov a vašej úlohy v nich – vám nesmierne
zjednoduší prácu, pomôže vám byť nápomocné kolegom a urobiť vynikajúci dojem
profesionálky, ktorá má prehľad. Je to vaše personalistické minimum pre
maximálnu efektivitu a podporu!
Poďme sa na toto minimum pozrieť bližšie.
1. Nástup a odchod zamestnanca: Váš prvý a posledný dojem
Idea:
Ste často prvým človekom, koho nový kolega stretne, a posledným, s kým
komunikuje pri odchode. Vaša úloha tu je kľúčová pre hladký proces a dobrý
dojem z firmy.
Vaše
minimum:
Vedieť,
aké základné dokumenty potrebuje nový zamestnanec podpísať alebo odovzdať
v prvý deň (napr. podpísanie pracovnej zmluvy, dohody, odovzdanie
podkladov k zdravotnému/sociálnemu poisteniu – hoci ich chystá HR, vy
môžete pomôcť s administráciou).
Pripraviť
nováčikovi pracovné miesto (počítač, prístupy, telefón, základné
kancelárske potreby).
Vedieť,
koho v HR oddelení kontaktovať, ak má nový kolega špecifické otázky k
zmluve alebo benefitom.
Pri
odchode vedieť, aké dokumenty sa vydávajú (zápočtový list a pod. – opäť
práca HR, ale vy môžete byť nápomocné pri ich odovzdávaní) a pomôcť s
prevzatím firemných vecí (notebook, telefón, karty).
Maximum
(čo vám to prinesie): Nový kolega sa cíti vítaný a rýchlo sa
zorientuje, proces nástupu prebehne hladko. Pri odchode zanecháte
profesionálny posledný dojem. Ste nenahraditeľnou pomocou pre HR.
Praktický
tip: Majte pripravený malý "uvítací balíček" informácií
alebo drobnosť pre nového kolegu a úsmev na tvári – prvý dojem sa počíta!
2. Evidencia dochádzky a absencií: Čísla, ktoré musia
sedieť
Idea:
Sledovanie príchodov/odchodov a evidovanie absencií (dovolenka, PN) je
základ pre správne spracovanie miezd a prehľad vo firme.
Vaše
minimum:
Vedieť,
aký systém vaša firma používa na evidenciu dochádzky (čip, karta,
papierový hárok, softvér) a ako s ním narábať.
Poznať
postup pri schvaľovaní dovolenky (kto schvaľuje, aký formulár sa používa)
a ako nahlásiť PN.
Dbať
na presnosť a včasné odovzdávanie podkladov (napr. dochádzkové hárky)
mzdovému oddeleniu alebo HR.
Maximum
(čo vám to prinesie): Správne vyplatené mzdy pre kolegov, presný
prehľad o tom, kto je v práci, a uľahčenie práce mzdovej
účtovníčke/personalistke.
Praktický
tip: Vytvorte si vlastný malý systém kontroly, či ste odovzdali všetky
potrebné podklady včas.
3. Správa personalistickej administratívy: Dôvernosť je
kľúčová
Idea:
V personalistike pracujete s veľmi citlivými a dôvernými údajmi. Vaša
diskrétnosť a poriadok sú tu najdôležitejšie.
Vaše
minimum:
Vedieť,
kde sa vo firme uchovávajú osobné zložky zamestnancov (fyzicky alebo
digitálne) a kto k nim má prístup.
Byť
absolútne diskrétne a nikdy neposkytovať informácie z osobných
zložiek alebo o platoch iným zamestnancom (ani kolegom, ani nadriadeným,
ktorí na to nemajú priamy oprávnený dôvod).
Pomáhať
s ukladaním dokumentov do osobných zložiek alebo ich aktualizáciou, ak je
to vaša úloha.
Dodržiavať
pravidlá GDPR pri narábaní s akýmikoľvek osobnými údajmi (ako sme
spomínali v predošlom článku!).
Maximum
(čo vám to prinesie): Budujete si dôveru u kolegov aj vedenia,
zabezpečíte ochranu citlivých dát a splníte dôležitú právnu aj etickú
povinnosť.
Praktický
tip: Ak si nie ste isté, či môžete nejakú informáciu poskytnúť, radšej
povedzte, že to preveríte, a poraďte sa s HR manažérom alebo vaším
nadriadeným. Dôvernosť nadovšetko!
4. Interná HR komunikácia: Informácie, ktoré musia prúdiť
Idea:
Niekedy pomáhate HR oddeleniu s distribúciou dôležitých informácií v rámci
firmy (napr. oznamy o školeniach, zmeny v interných smerniciach týkajúcich
sa zamestnancov).
Vaše
minimum:
Vedieť,
ako efektívne distribuovať informácie v rámci firmy (e-mailom, na
nástenku, cez firemný intranet).
Zabezpečiť,
aby sa dôležité HR oznamy dostali k všetkým relevantným zamestnancom.
Maximum
(čo vám to prinesie): Všetci zamestnanci sú včas informovaní,
predchádza sa zbytočným otázkam a nedorozumeniam.
Vaše personalistické minimum spočíva v tom, že chápete, že
každý zamestnanec vo firme má svoj "životný cyklus" od nástupu po
odchod, a v mnohých jeho fázach ste práve vy tou kľúčovou administratívnou
podporou. Vaša starostlivosť, presnosť a najmä diskrétnosť pri práci s
personalistickou agendou sú pre hladký chod firmy a dobrú atmosféru
neoceniteľné.
S týmto personalistickým minimom nie ste len "tá, čo
sedí pri vchode", ale stávate sa dôležitou súčasťou tímu, ktorá
zabezpečuje, že sa na HR úrovni veci hýbu správnym smerom a s maximálnou
ľudskosťou a profesionalitou. Ste kľúčom k hladkým HR procesom!
Želáme vám veľa úspechov a pohody pri zvládaní vašich
personalistických úloh!
