IT minimum pre sekretárku, ktoré vám uľahčí prácu na
maximum!
Milé moje sekretárky,
každý deň ho zapíname, pozeráme doň, ťukáme do klávesnice,
posielame cez neho správy, ukladáme dokumenty... ČO TO JE?
Hovoríme o našom vernom digitálnom parťákovi – počítači,
najčastejšie notebooku. Používame ho automaticky, takmer ako kávovar ráno. Ale
zamysleli ste sa niekedy nad tým, čo sa deje "pod pokrievkou"? Ako
to, že sa vaše dokumenty nezničia, keď notebook vypnete? Kde sa berú tie zdieľané
súbory, ku ktorým máte prístup kolegyňou? A prečo je niekedy váš počítač rýchly
ako blesk, inokedy pomalý ako slimák?
Nemajte obavy, nikto od vás nechce, aby ste zmenili kariéru
a stali sa IT špecialistkami! Ale poznanie úplných základov – takého
digitálneho "abecedára" – vám môže neuveriteľne zjednodušiť život v
kancelárii. Pomôže vám lepšie rozumieť, ako vaša digitálna kancelária funguje,
rýchlejšie identifikovať problémy a efektívnejšie komunikovať s tými, ktorí sa
o techniku starajú. Je to vaše IT minimum pre maximálnu istotu a plynulosť
práce!
Poďme sa na to pozrieť zblízka.
IT štruktúra: Nervový systém vašej firmy
Predstavte si vašu firmu ako živý organizmus. Má kostru
(budovy, nábytok) a má aj nervový systém, ktorý zabezpečuje, že informácie
prúdia tam, kam majú, a jednotlivé časti spolupracujú. V digitálnom svete je
týmto nervovým systémom IT štruktúra.
Čo všetko do nej patrí (na tej najzákladnejšej úrovni)?
Sieť:
Káble alebo bezdrôtové pripojenie (WiFi), ktoré spája počítače so
serverom, tlačiarňami a internetom.
Tlačiarne,
skenery, kopírky: Zariadenia, ktoré premieňajú digitálne na fyzické a
naopak.
Všetko je navzájom prepojené a spoločne to zabezpečuje, že
môžete pracovať, komunikovať a zdieľať informácie. Keď niekde v tomto
"systéme" nastane problém (praskne "kábel" v sieti, server
"dostane horúčku"), pocítite to na vlastnej koži – napríklad sa
nedostanete k zdieľaným dokumentom.
Server: Veľký, bezpečný a trošku tajomný (váš digitálny
trezor a knižnica)
Server znie trochu tajomne, však? Ale pre vás je to
jednoducho miesto, kde sú uložené všetky dôležité spoločné veci.
Predstavte si ho ako:
Centrálnu
firemnú knižnicu: Kde sú bezpečne uložené všetky zdieľané dokumenty,
šablóny, archívy, ku ktorým pristupujete vy aj vaši kolegovia. Ak si
dokument uložíte na zdieľaný disk ("sieťový disk"), ide v
skutočnosti na server.
Hlavnú
poštu: Server často spravuje aj vaše firemné e-maily. Vďaka nemu máte
svoju e-mailovú adresu @vasafirna.sk.
Strážcu
prístupov: Server vie, kto ste, aké máte používateľské meno a heslo, a
kam máte v systéme povolený prístup (ktoré dokumenty môžete otvárať, kam
ukladať).
Čo pre vás znamená, že máte server? Že vaše dôležité
firemné dokumenty nie sú len na vašom notebooku (ktorý sa môže pokaziť alebo
stratiť!), ale sú bezpečne uložené a zálohované centrálne. A že môžete ľahko
spolupracovať s kolegami na spoločných súboroch. Keď sa serveru nedarí, vaša
práca sa môže spomaliť alebo úplne zastaviť – je to ako keď knižnica zatvorí
dvere.
Váš notebook: Váš hlavný digitálny parťák (minimum o
výkone pre maximálnu pohodu)
Váš notebook je váš osobný digitálny pracovný stôl. A
rovnako ako na fyzickom stole potrebujete nástroje, aj váš notebook ich má vo
svojom vnútri. Pre plynulú prácu je dôležité, aby tieto "vnútorné
nástroje" stíhali tempo vašich úloh. Nemusíte vedieť presné čísla, ale je
dobré vedieť, čo ovplyvňuje jeho "rýchlosť myslenia":
Procesor
(CPU): Predstavte si ho ako mozog vášho notebooku. Čím novší a
výkonnejší procesor, tým rýchlejšie počítač spracováva informácie, otvára
programy a zvláda viac úloh naraz. Ak je mozog pomalý, všetko trvá dlhšie.
Operačná
pamäť (RAM): Toto je ako veľkosť vášho pracovného stola. Čím viac RAM
máte, tým viac "vecí" (programov, okien, dokumentov) môžete mať
otvorených naraz bez toho, aby sa počítač začal "zasekávať" a
spomaľovať. Pre dnešnú kancelársku prácu je rozumné minimum 8 GB RAM, ale
16 GB je už skutočná pohoda.
Disk
(Úložisko): Toto je miesto, kam ukladáte všetky svoje súbory a kde sú
nainštalované všetky programy. A tu je veľký rozdiel, ktorý
pocítite okamžite:
Starší
HDD disk: Je ako veľká knižnica, kde knihovník chodí pešo a hľadá
knihu (súbor). Trvá to dlhšie. Spúšťanie Windowsu, programov, otváranie
veľkých súborov je pomalé.
Novší
a rýchlejší SSD disk: Je ako bleskový kuriér na kolieskových
korčuliach, ktorý presne vie, kde čo nájde. Spúšťanie notebooku trvá
sekundy, programy naskočia takmer okamžite, súbory sa otvárajú mihnutím
oka. Ak máte pomalý počítač, najčastejšou príčinou je starý HDD disk.
SSD dokáže zázraky!
Minimum výkonu pre maximálnu plynulosť (z vášho pohľadu):
Ak váš notebook zvláda bez výrazného spomalenia otvoriť naraz e-mailový klient,
niekoľko dokumentov vo Worde/Exceli a k tomu mať otvorených pár záložiek v
prehliadači, a programy sa spúšťajú rýchlo, máte pravdepodobne dostatočné
minimum výkonu. Ak cítite, že vás počítač brzdí, pýtajte sa IT, či by výmena
disku za SSD alebo pridanie RAM nepomohlo!
Bezpečnosť: Náš spoločný digitálny štít
Poznať základy IT štruktúry a vášho notebooku nestačí. Je
kľúčové vedieť, ako chrániť seba a firmu v digitálnom svete. Vaše bezpečnostné
minimum je náš spoločný digitálny štít!
Heslá:
Vaše kľúče k digitálnym dverám. Musia byť silné (žiadne "123456"
alebo "heslo") a nikdy ich nikomu, naozaj NIKOMU
neprezrádzajte! Ani keď vám príde e-mail od "IT oddelenia",
ktorý si ich pýta – legitímne IT oddelenie to NIKDY nespraví.
E-maily
a odkazy: Buďte ostražité! Podozrivý e-mail (Phishing), ktorý vyzerá
ako od banky, kolegu, či dodávateľa, ale niečo na ňom "nesedí"
(gramatika, čudná adresa odosielateľa, naliehavá výzva na kliknutie)? Neklikať!
Ak si nie ste isté, overte si to iným spôsobom (zavolajte kolegovi, overte
si pravosť požiadavky). Neotvárajte prílohy od neznámych alebo podozrivých
odosielateľov.
Prehliadanie
webu: Pozor na "vyskakovacie okná", ktoré tvrdia, že máte
vírus, alebo naliehavo pýtajú vaše údaje.
Prečo je vaše bezpečnostné minimum také dôležité pre
maximum? Pretože ste často prvou líniou obrany! Jeden neopatrný klik môže
viesť k zavíreniu počítača, strate dát alebo prístupu k firemným systémom. Vaša
ostražitosť chráni celú firmu.
A keď niečo nefunguje? Nebojte sa pýtať!
Toto je najdôležitejší bod vášho IT minima: vedieť, kedy
a koho požiadať o pomoc! Ak niečomu nerozumiete, niečo sa pokazí, počítač
robí niečo neočakávané – kontaktujte IT oddelenie!
Minimum
pre požiadanie o pomoc: Vedieť, kto je váš IT kontakt. Vedieť aspoň
jednoducho popísať problém ("nejde mi vytlačiť dokument Y z programu
X", "zobrazuje sa mi táto chyba", "neviem sa pripojiť
na WiFi").
Maximum
(čo vám to prinesie): Problém sa rýchlejšie vyrieši, predídete väčším
škodám (nesnažiť sa opraviť niečo, čomu nerozumiete!), naučíte sa niečo
nové a budete sa cítiť istejšie, že máte na koho sa obrátiť.
Záverom teda...
Gratulujem! Práve ste absolvovali rýchlokurz vášho IT
minima. Nemusíte vedieť, ako zmontovať server alebo naprogramovať aplikáciu.
Ale základné pochopenie toho, čo sú servery, prečo je dôležitý výkon vášho
notebooku (hlavne ten SSD disk!) a ako byť digitálne v bezpečí, vám otvorí
dvere k oveľa plynulejšej a efektívnejšej práci.
Používajte svoje IT znalosti na maximum – na lepšiu
komunikáciu, rýchlejšie riešenie problémov a väčšiu istotu vo vašej digitálnej
kancelárii. Technika je váš spojenec, stačí jej len trochu rozumieť!
Úspešný a bezproblémový deň pri vašich digitálnych parťákoch
vám želá
