Vaša vizitka: Minimum etikety pre maximum šarmu (a
profesionálnych bodov!)
Milé majsterky prvého dojmu,
poznáte ten pocit, keď vojdete niekam, kde to
"funguje"? Kde sa ľudia zdravia, úsmev nie je raritou a všetko
akosi... plynie? Často za tým nie sú žiadne zložité tajomstvá, ale jednoduchá
etiketa. Tieto nenápadné pravidlá spoločenského správania sú v pracovnom živote
ako tajná super-schopnosť. Nemusíte absolvovať kurzy pre kráľovné, aby ste ich
ovládali. Stačí poznať úplné minimum, vďaka ktorému budete excelovať na
maximum!
Vaše profesionálne vystupovanie a dodržiavanie základných
pravidiel etikety sú vašou osobnou vizitkou. A dobrá vizitka, tá otvára dvere,
vytvára príjemnú atmosféru a buduje dôveru. Poďme sa pozrieť na vaše minimum
etikety pre maximum šarmu a profesionálnych bodov!
1. Kúzla obchodnej komunikácie: Vaše slová (a e-maily) ako
čarovný prútik
Komunikujeme neustále – osobne, telefonicky, e-mailom. A
práve tu sa dá získať (alebo stratiť!) najviac bodov.
Telefonovanie:
Telefón zvoní! Ako ho zdvihnete? Vaše minimum je: usmiať sa (áno, cítiť to
aj cez slúchadlo!), zdvihnúť po druhom-treťom zazvonení, jasne povedať
"Názov firmy, vaše meno, prosím?". Aktívne počúvajte, robte si
poznámky (hlavne pri odkazoch – meno, spoločnosť, číslo, stručný dôvod
volania), prepájajte hovory s gráciou ("Prepojím vás na pána XY,
prosím, počkajte chvíľku") a rozlúčte sa profesionálne.
Maximum
využitia: Získate si body hneď pri prvom kontakte, budete pôsobiť
kompetentne a priateľsky. Presné odkazy ušetria čas a nervy všetkým.
E-mailová
komunikácia: Digitálna korešpondencia, kde sa dá ľahko pošmyknúť. Vaše
minimum: Jasný a výstižný predmet (aby adresát hneď vedel, o čo ide),
profesionálne oslovenie ("Vážená pani...", "Dobrý deň,
pán..."), stručný a jasný text, profesionálny záver ("S
pozdravom...", "Prajem pekný deň..."), podpis s vaším
menom, pozíciou a kontaktom. A pozor na "Odpovedať všetkým"!
Používajte len, keď je to naozaj potrebné. A dvakrát si skontrolujte
adresáta, kým stlačíte "Odoslať"!
Maximum
využitia: Vaše e-maily budú prehľadné, zrozumiteľné a budú pôsobiť
dôveryhodne. Zamedzíte trapasom a nedorozumeniam.
Osobná
komunikácia: Tvár v tvár. Vaše minimum: Jasné a zdvorilé vyjadrovanie,
úsmev, udržiavanie očného kontaktu (dávate najavo, že počúvate a
rešpektujete druhú osobu), aktívne počúvanie (prikývajte, dajte najavo, že
vnímate).
Maximum
využitia: Budujete si dobré vzťahy s kolegami aj klientmi, pôsobíte
sebaisto a príjemne.
2. Práca s návštevami: Vy ste prvý dojem firmy!
Prichádza návšteva – klient, partner, uchádzač o prácu. Vy
ste prvý človek, koho vidia a kto formuje ich dojem z celej firmy.
Vaše
minimum: Profesionálne a priateľské privítanie ("Vitajte vo firme XY,
volám sa [Vaše meno], ako vám môžem pomôcť?"), ohlásenie príchodu
návštevy správnej osobe, ponuka občerstvenia (voda, káva – ak je to vo
vašej firme zvykom), usmernenie návštevy, kde si môže sadnúť alebo kam má
ísť.
Maximum
využitia: Návšteva sa cíti komfortne a vítaná, aj v napätej situácii
(napr. pohovor) pôsobí firma príjemne a profesionálne. Vytvárate pozitívny
prvý dojem, na ktorý sa nezabúda.
3. Dress code a upravený zovňajšok: Váš profesionálny obal
Hovorí sa "šaty robia človeka". V práci to platí
dvojnásobne. Vaše oblečenie a celková upravenosť hovoria o vašej profesionalite
a rešpekte k pracovnému prostrediu.
Vaše
minimum: Dodržiavať pravidlá obliekania vo vašej firme (ak nejaké sú, ak
nie, držať sa všeobecnej kancelárskej etikety – skôr formálnejšie ako
príliš ležérne). Dbať na čisté, vyžehlené a nepoškodené oblečenie.
Udržiavať si upravený zovňajšok (vlasy, nechty).
Maximum
využitia: Pôsobíte dôveryhodne, kompetentne a seriózne. Vyjadrujete
rešpekt k sebe aj k ostatným v práci.
4. Základné pravidlá spoločenskej prednosti: Aby ste sa
nikde necítili nesvoja
Kto má ísť prvý do dverí? Kto komu podá ruku? Tieto
drobnosti môžu občas potrápiť, ale aj tu platí jednoduché minimum.
Vaše
minimum:
Pri
vstupe do miestnosti: Ak idete so šéfom/šéfkou alebo staršou
osobou/návštevou, nechajte ich ísť prvých. Ak ste samé alebo s kolegom na
rovnakej úrovni, pokojne choďte prvé (najmä ak otvárate dvere). V
nejasných situáciách sa nehanbite gesto naznačiť a nechať prednosť
druhému.
Podanie
ruky: V pracovnom prostredí podáva ruku ako prvá osoba s vyšším
postavením (nadriadený podriadenému) alebo hostiteľ hosťovi. Pri
predstavovaní zvyčajne podáva ruku spoločensky významnejšia osoba (opäť
nadriadený, staršia osoba, aj keď v biznise má často prednosť pozícia).
Nemusíte sa báť podať ruku, aj keď nie ste si isté – dôležitejší je pevný
a istý stisk a očný kontakt.
Vo
výťahu: Pri vstupe do výťahu majú prednosť vychádzajúci, potom
nastupujúci. Pri východe vystupuje prvý ten, kto je najbližšie k dverám
(najmä ak je plno).
Maximum
využitia: Budete pôsobiť suverénne, istejšie a znalo, aj keď ide o
drobnosti. Vyhnete sa nepríjemným pocitom či faux pas.
Ak
budete v situácii, že ozaj neviete ako sa zachovať či správať,
pamätajte toto základné pravidlo: úsmev všetko mierni a chovajte sa
tak, aby osobe pri vás bolo príjemne. Vľúdnosť a zdvorilosť.
Vidíte? Vaše minimum etikety nie je o snobských pravidlách,
ale o zdvorilosti, rešpekte a schopnosti vytvoriť príjemnú atmosféru.
Zvládnutím týchto základov sa stávate nielen efektívnejšou, ale aj obľúbenejšou
a rešpektovanejšou kolegyňou a profesionálkou.
Vaša ústretovosť, úsmev a znalosť týchto pár pravidiel
etikety sú vašou najlepšou vizitkou. Používajte ich s radosťou na maximum – pre
váš šarm, váš profesionálny dojem a pre celkovú pohodu v kancelárii!
Želám vám veľa úspechov a úsmevných chvíľ pri vašej práci!
