sekretariat.sk
Späť na 

Druhy obchodnej korešpondencie


Obchodná korešpondencia je písomná komunikácia medzi obchodnými partnermi, ktorá slúži na nadviazanie, udržanie a rozvíjanie obchodných vzťahov. 

Dôležité je, aby obchodná korešpondencia bola:

  • Jasná a zrozumiteľná: Text by mal byť stručný, výstižný a ľahko pochopiteľný.

  • Vecná a presná: Informácie by mali byť pravdivé, overené a relevantné.

  • Zdvorilá a profesionálna: Jazyk by mal byť formálny, slušný a úctivý.

  • Správne naformátovaná: Dodržiavanie pravidiel formátovania a úpravy textu zvyšuje prehľadnosť a čitateľnosť.

Základné typy obchodnej korešpondencie:

  • Dopyt: Žiadosť o informácie o produktoch alebo službách.

  • Ponuka: Prezentácia produktov alebo služieb s cenovou ponukou.

  • Objednávka: Záväzná objednávka tovaru alebo služieb.

  • Potvrdenie objednávky: Potvrdenie prijatia objednávky.

  • Dodací list: Sprievodný doklad k dodávke tovaru.

  • Faktúra: Vyúčtovanie dodaného tovaru alebo služieb.

  • Upomienka: Upozornenie na neuhradenú faktúru.

  • Reklamácia: Oznámenie o chybe alebo nedostatku tovaru alebo služby.

  • Ďakovný list: Vyjadrenie vďaky za spoluprácu.

Pravidlá formátovania a úpravy:

Na Slovensku sa úprava obchodnej korešpondencie riadi normou STN 01 6910. Táto norma stanovuje pravidlá pre:

  • Rozmiestnenie textu na stránke: Okraje, riadkovanie, odseky.

  • Používanie písma: Typ, veľkosť, formátovanie.

  • Štruktúru listu: Záhlavie, adresa, oslovenie, text, pozdrav, podpis.

  • Používanie skratiek a značiek.

Moderná obchodná korešpondencia:

V súčasnosti sa čoraz viac využíva elektronická komunikácia, najmä e-mail. Aj pri e-mailovej komunikácii je dôležité dodržiavať pravidlá obchodnej korešpondencie. E-mail by mal mať jasný predmet, stručný a výstižný text, správne oslovenie a podpis.

Tipy pre efektívnu obchodnú korešpondenciu:

  • Premyslite si cieľ: Čo chcete svojou komunikáciou dosiahnuť?

  • Prispôsobte jazyk a tón adresátovi: Komunikujte s klientom inak ako s dodávateľom.

  • Buďte zdvorilí a profesionálni: Aj v prípade reklamácie alebo upomienky.

  • Dbajte na gramatiku a pravopis: Chyby v texte pôsobia neprofesionálne.

  • Udržujte si prehľad: Archivujte si dôležitú korešpondenciu.
Hore