Keď potrebujeme zamestnancom odovzdať
dôležité informácie, ideálnym riešením sú interné oznámenia. Vďaka nim máme
istotu, že správa sa dostane ku každému a všetci budú informovaní o novinkách,
problémoch alebo aktuálnych dianiach vo firme. A viete čo? Správne formulované
interné oznámenie môže mať skutočne veľký vplyv.
Na čo nám teda interné oznámenia v rámci
firmy slúžia?
Oproti obyčajným oznamom, ktoré sú skvelé
na krátke pripomenutia, sú interné oznámenia ideálne vtedy, keď potrebujeme
povedať niečo rozsiahlejšie, alebo keď chceme, aby informáciu dostali všetci,
bez ohľadu na to, kde pracujú. S interným oznámením máme istotu, že si ho
prečíta každý a nikto sa nebude môcť vyhovárať, že o ničom nevedel.
Odosielanie interných oznámení je vhodné v
rôznych situáciách. Napríklad, ak chceme upozorniť na nejaký problém, oznámiť
zmeny, alebo poslať pozvánku na internú akciu. Ak správanie zamestnancov
ohrozuje bezpečnosť alebo spôsobuje zbytočné náklady, je oznámenie na mieste.
To isté platí, ak v našej firme platia prísne bezpečnostné pravidlá (napríklad
kvôli práci s nebezpečnými látkami alebo používaným strojom) a zamestnanci ich
nedodržiavajú. Bezpečnosť nás všetkých je prvoradá, a ak je ohrozená, musíme to
riešiť.
Ale interné oznámenia nepoužívame len na
upozorňovanie na negatíva. Sú skvelé aj na komunikáciu pozitívnych noviniek a
zmien v našej firme. Napríklad:
Príchod nového kolegu do tímu
Odchod riaditeľa z firmy
Verejné poďakovanie a uznanie za skvelé výsledky
Zmeny v pracovnom čase, preplácaní cestovných náhrad alebo
flexibilnom pracovnom čase
Ukončenie telefonovania počas pracovnej doby
Pripomienka dôležitých termínov
Informácie o úprave kancelárií alebo pracovného priestoru
Fúzia s inou firmou
Ohlásenie teambuildingových aktivít
Zmena dress codu
Predstavenie nových projektov
Pozvánka na firemnú udalosť alebo internú oslavu narodenín
Pozvánka na vianočný večer
Keď pripravujeme interné oznámenie,
dôležité je použiť jasný a zrozumiteľný jazyk, ale zároveň sa snažiť o
priateľský tón. Informácie a pokyny treba formulovať čo najkonkrétnejšie, aby
nedošlo k nedorozumeniam. A my, ako skvelé sekretárky a asistentky, sa
postaráme o to, aby sa správa dostala ku všetkým, ktorých sa týka, a to čo
najskôr po vzniku potreby takého oznámenia.
