Druhy dokumentov

Karin Gärtnerová

Druhy dokumentov, podpisovanie a obeh

Konateľ spoločnosti s ručením obmedzeným (s. r. o.) je štatutárny orgán, ktorý je oprávnený konať v mene spoločnosti vo všetkých veciach. To znamená, že podpis konateľa má právnu váhu a potvrdzuje, že právny úkon je vykonaný v mene spoločnosti.

Presný zoznam dokumentov, ktoré vyžadujú podpis konateľa, nie je pevne daný a môže sa líšiť v závislosti od konkrétnej situácie a vnútorných predpisov spoločnosti. Avšak, vo všeobecnosti sa podpis konateľa vyžaduje na nasledujúcich typoch dokumentov:

1. Dokumenty súvisiace s založením, zmenami a zrušením spoločnosti:

• Spoločenská zmluva/Zakladateľská listina: Pri založení s.r.o.

• Návrh na zápis do Obchodného registra: Pri založení, zmenách a zrušení spoločnosti.

• Rozhodnutie valného zhromaždenia: O rôznych záležitostiach, ako je zmena konateľa, zmena základného imania, zmena sídla atď.

• Súhlas s ustanovením do funkcie konateľa: Pri vymenovaní nového konateľa.

• Zápisnica z valného zhromaždenia: Ak sa koná valné zhromaždenie.

2. Zmluvy a obchodné dokumenty:

• Obchodné zmluvy: Kúpne zmluvy, zmluvy o dielo, nájomné zmluvy atď.

• Faktúry: Ak to vyžadujú interné predpisy spoločnosti.

• Objednávky: Ak to vyžadujú interné predpisy spoločnosti.

• Plné moci: Ak konateľ splnomocňuje inú osobu na vykonanie určitých úkonov.

3. Finančné dokumenty:

• Účtovné výkazy: Súvaha, výkaz ziskov a strát.

• Daňové priznania: Ak to vyžadujú interné predpisy spoločnosti.

• Bankové dokumenty: Zmluvy s bankou, príkazy na úhradu (v niektorých prípadoch).

4. Pracovnoprávne dokumenty:

• Pracovné zmluvy: So zamestnancami.

• Výpovede: Zamestnancom alebo od zamestnancov.

Dôležité poznámky:

• Spôsob konania konateľa je zapísaný v Obchodnom registri. Ak je zapísané, že konatelia konajú spoločne, podpis musia priložiť všetci.

• V niektorých prípadoch môže konateľ splnomocniť inú osobu (napr. prokuristu) na podpisovanie určitých dokumentov.

• Konateľ je povinný konať s odbornou starostlivosťou a v súlade so záujmami spoločnosti.

Je vždy vhodné riadiť sa internými predpismi spoločnosti a v prípade pochybností konzultovať s právnikom.

Vo firme sa vyskytuje široká škála dokumentov, ktoré sa líšia svojím účelom, obsahom a právnym významom. Ich správna kategorizácia a správa je nevyhnutná pre efektívne fungovanie organizácie a dodržiavanie platných právnych predpisov.

Základné druhy dokumentov vo firme:

1. Právne dokumenty:

2. Zmluvy: Kúpne, nájomné, pracovné, o dielo, licenčné a iné dohody, ktoré upravujú práva a povinnosti zmluvných strán.

3. Zakladacie dokumenty: Spoločenská zmluva, zakladateľská listina, stanovy a iné dokumenty súvisiace so založením a fungovaním spoločnosti.

4. Rozhodnutia a uznesenia: Rozhodnutia valného zhromaždenia, predstavenstva, dozornej rady a iných orgánov spoločnosti.

5. Plné moci: Písomné splnomocnenie, ktorým sa udeľuje právo zastupovať spoločnosť v určitých záležitostiach.

6. Dokumenty súvisiace s duševným vlastníctvom: Patenty, ochranné známky, licencie a iné dokumenty.

7. Finančné dokumenty:

8. Účtovné doklady: Faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy a iné doklady, ktoré preukazujú ekonomické transakcie.

9. Účtovné knihy a evidencie: Hlavná kniha, denník, kniha pohľadávok, kniha záväzkov a iné záznamy o účtovníctve.

10. Účtovné výkazy: Súvaha, výkaz ziskov a strát, výkaz cash flow a iné výkazy, ktoré zobrazujú finančnú situáciu spoločnosti.

11. Daňové priznania: Priznania k dani z príjmov, DPH a iným daniam.

12. Rozpočty a plány: Finančné plány, investičné plány a iné dokumenty, ktoré definujú finančné ciele a stratégie spoločnosti.

13. Pracovnoprávne dokumenty:

14. Pracovné zmluvy: Zmluvy uzatvorené medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ktoré upravujú podmienky výkonu práce.

15. Dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru: Dohody o vykonaní práce, dohody o brigádnickej práci študentov a 1 iné dohody.  

16. Mzdové listy a výplatné pásky: Dokumenty, ktoré preukazujú výpočet a vyplatenie mzdy zamestnancom.

17. Kvalifikačné dokumenty: Doklady o vzdelaní a odbornej spôsobilosti zamestnancov.

18. Interné predpisy a smernice: Pracovný poriadok, organizačný poriadok, mzdový poriadok a iné interné predpisy, ktoré upravujú práva a povinnosti zamestnancov.

19. Obchodné dokumenty:

20. Obchodné listy a e-maily: Písomná komunikácia s obchodnými partnermi, zákazníkmi a dodávateľmi.

21. Ponuky a objednávky: Dokumenty súvisiace s predajom a nákupom tovaru alebo služieb.

22. Reklamácie a sťažnosti: Dokumenty súvisiace s nespokojnosťou zákazníkov alebo obchodných partnerov.

23. Marketingové materiály: Katalógy, brožúry, letáky a iné materiály, ktoré slúžia na propagáciu produktov alebo služieb.

24. Technické dokumenty:

25. Výkresy a projekty: Technické plány, konštrukčné návrhy a iné dokumenty, ktoré slúžia na výrobu alebo realizáciu projektov.

26. Technologické postupy a návody: Dokumenty, ktoré popisujú technologické procesy a postupy.

27. Dokumentácia k produktom a službám: Návody na použitie, záručné listy a iné dokumenty, ktoré sprevádzajú produkty alebo služby.

28. Normy a štandardy: Dokumenty, ktoré stanovujú technické požiadavky na produkty alebo služby.

Smernice a predpisy:

Presné "smernice", ktoré by komplexne upravovali evidenciu a správu všetkých druhov dokumentov, neexistujú v jednotnom dokumente. Avšak, existuje súbor právnych predpisov, noriem a interných predpisov, ktoré upravujú rôzne aspekty práce s dokumentmi:

Zákony a právne predpisy:

• Zákon o archívoch a registratúrach

• Zákon o účtovníctve

• Obchodný zákonník

• Zákonník práce

• GDPR (General Data Protection Regulation) - Nariadenie o ochrane osobných údajov

• A ďalšie zákony a vyhlášky súvisiace s konkrétnymi oblasťami činnosti firmy.

Normy STN:

• Normy pre formálnu úpravu písomností (napr. STN 01 6910)

• Normy pre archiváciu dokumentov

Interné predpisy firmy:

• Spisový poriadok

• Archivačný poriadok

• Interné smernice pre prácu s dokumentmi (napr. smernica pre obeh faktúr, smernica pre schvaľovanie zmlúv)

• Organizačný poriadok

Je dôležité:

• Aby firma mala zavedený systém pre správu a evidenciu dokumentov (napr. DMS - Document Management System).

• Aby zamestnanci boli školení o správnom nakladaní s dokumentmi a dodržiavali interné predpisy.

• Aby boli stanovené postupy pre prístup, ukladanie, archiváciu a vyraďovanie dokumentov.

• Aby boli dokumenty chránené pred stratou, poškodením a neoprávneným prístupom.

Tento komplexný prístup zabezpečí, že firma bude s dokumentmi pracovať efektívne, bezpečne a v súlade s platnou legislatívou.